Los autores de los documentos son las personas responsables de crear y redactar el contenido. Son expertos en su campo y su trabajo es fundamental para garantizar la calidad y veracidad de la información presentada.
Quiénes Son Los Autores De Los Documentos
Un documento es una evidencia física de un evento o acción llevada a cabo por instituciones o personas, ya sean públicas o privadas, y registrada en una unidad de información en diferentes tipos de soporte, como papel o discos magnéticos, utilizando lenguaje natural o convencional.
¿Cuál es el documento original?
El documento original es aquel en el que se registra por primera vez y de manera definitiva la voluntad del autor, siendo un documento perfecto con todas las marcas de validación y condiciones de autenticidad.
Durante el proceso de elaboración documental, puede existir un primer documento llamado minuta, que es una versión preliminar del original.
Es importante destacar que original no significa único, por lo que en algunos casos podemos encontrar varios ejemplares de documentos originales, lo cual nos permite establecer una clasificación.
¿Cuál es el texto más antiguo del mundo?
Las Instrucciones de Shuruppak, también conocidas como Instrucciones de Šuruppak hijo de Ubaratutu, son el texto más antiguo que se ha conservado en la Historia. Este texto es un ejemplo significativo de la literatura sapiencial sumeria, la cual fue creada con el propósito de enseñar la piedad adecuada, inculcar la virtud y preservar las normas de la comunidad. Esta forma de literatura sapiencial era común en todo el antiguo Oeste de Asia.
¿Cuál es la diferencia entre un documento y un archivo?
Los documentos de archivo son únicos y no pueden ser editados, mientras que la documentación de apoyo consta de múltiples copias y puede ser modificada. Los documentos de archivo son considerados patrimonio documental, mientras que la documentación de apoyo no lo es. Los documentos de archivo son fuentes primarias, mientras que la documentación de apoyo es una fuente secundaria. Los documentos de archivo son conjuntos orgánicos que se valoran por sus testimonios, mientras que la documentación de apoyo es un conjunto artificial que se valora por la información que contiene. Por esta razón, los documentos de archivo se conservan y se trasladan al archivo central, mientras que la documentación de apoyo no tiene el mismo destino.
¿Cómo saber si un documento no es falso?
El primer consejo para detectar un documento falsificado es prestar mucha atención a los detalles. Durante un proceso de selección, es importante preguntar al candidato si además de su cédula de ciudadanía, cuenta con una cédula de extranjería o un PEP (permiso especial de permanencia). Además, es necesario analizar la información contenida en la cédula, como el código de barras, el número de cédula, la fecha de expedición, la estatura y los datos de impresión del documento. Estos detalles pueden dar indicios de que el documento es sospechoso.
Otro consejo es identificar si los certificados laborales parecen estar mal escaneados, con firmas superpuestas, fechas incorrectas y cambios en la fuente y tamaño de la letra. Esto podría indicar que se trata de un documento falso.
En muchos casos, las personas pueden mentir en su currículo sobre las homologaciones de sus estudios en el extranjero. Es importante que los reclutadores de talento humano tengan en cuenta la legislación académica de cada país para verificar la veracidad de estos datos. Durante la entrevista con el candidato, se puede orientar al detalle y utilizar cuestionarios que permitan confirmar la información de los documentos entregados.
¿Cuál es la clasificación de los documentos?
La clasificación es un proceso esencial para agrupar los documentos de manera jerárquica, ya sea por principios de procedencia, orden original u otros factores. En este proceso, se consideran acciones, estructura orgánica y asuntos como elementos clave. Independientemente del sistema que elijas para clasificar tu documentación, se reflejarán las actividades y funciones propias de tu empresa.
La clasificación de documentos tiene varios beneficios:
– Permite implementar una gestión documental efectiva.
– Facilita el manejo de documentos electrónicos.
– Aumenta la productividad.
– Reduce los tiempos de búsqueda.
– Permite tener acceso a los datos desde su creación.
– Facilita la recuperación rápida y sencilla de información.
– Permite vincular documentos electrónicos y en papel que pertenezcan a un mismo expediente.
– Permite aplicar las reglas necesarias para la destrucción de documentos cuando sea necesario.
– Establece criterios homogéneos para archivar documentos electrónicos.
– Centraliza toda la información en un único programa.
– Favorece el trabajo colaborativo.
Es importante tener en cuenta que la ordenación de documentos es un proceso posterior a la clasificación, lo cual nos permite tener acceso rápido a los datos y facilitar su comprensión. Tanto la clasificación como la ordenación pueden realizarse de manera eficiente utilizando un gestor documental que centralice todas las tareas y el proceso en general.
¿Estás listo para comenzar a clasificar tus documentos?
¿Cómo saber si un documento es falso o no?
Los documentos de identificación son esenciales para identificar a las personas, pero también pueden ser objeto de adulteración o falsificación. Por lo tanto, es importante incluir características de seguridad en todas las etapas del proceso de emisión, desde la impresión hasta la entrega del documento.
Un documento de identificación es aquel que permite verificar la identidad de una persona y puede ser público o privado. En Colombia, los documentos públicos más comunes son la cédula de ciudadanía, el pasaporte y la licencia de conducción, cada uno con diferentes propósitos y derechos asociados. Por otro lado, los documentos de identificación privados incluyen carnets corporativos, universitarios y de lealtad, entre otros.
Dependiendo de los derechos que otorgue el documento, es necesario agregar características de seguridad para validar su autenticidad y la identidad del portador. Por ejemplo, un pasaporte debe tener altos niveles de seguridad en la captura de datos, características de seguridad y verificación. En Colombia, el pasaporte ha evolucionado para ser un documento de talla mundial, con medidas que hacen casi imposible su adulteración o falsificación, además de contar con un chip que permite la lectura electrónica en los puntos de control.
En el caso de los documentos de identificación privados, como los carnets universitarios, es importante que la universidad cuente con un proceso de emisión propio para garantizar una entrega inmediata y proteger la información del estudiante. Estos carnets suelen tener características de seguridad como marca de agua digital, seguridad táctil, tintas invisibles y hologramas, entre otros.
Como expertos en asesorar a entidades públicas y privadas en la emisión de documentos de identificación, recomendamos tener claridad sobre la funcionalidad, alcance y recursos necesarios para asegurar el éxito del proyecto.
¿Qué son los tipos de documentos?
Una definición de tipo de documento (DTD) es una descripción de la estructura y sintaxis de un documento XML o SGML. Su objetivo principal es establecer una estructura de datos común y mantener la consistencia entre todos los documentos que utilicen la misma DTD. Esto permite validar los documentos, ya que conocen la estructura de los elementos y la descripción de los datos que contienen.
La DTD se puede incluir dentro del archivo del documento o almacenarse en un archivo de texto separado. Aunque la sintaxis de las DTD para SGML y XML es similar, no son idénticas.
Una DTD especifica las restricciones en la estructura y sintaxis de un documento SGML o XML. Se utiliza para determinar la estructura del documento, incluyendo los elementos permitidos, el orden de las etiquetas y el anidamiento de las mismas.
Por ejemplo, una DTD puede describir una lista de personas, especificando los elementos permitidos (como nombre, fecha de nacimiento, sexo y número de seguridad social) y su contenido.
Sin embargo, las DTD tienen algunas limitaciones. No permiten definir elementos locales que solo sean válidos dentro de otros elementos, lo que puede llevar a conflictos de nombres. Además, no es posible indicar el tipo de dato que debe tener un atributo o el texto de un elemento.
Para superar estas limitaciones, han surgido otros lenguajes de esquema, como XML Schema, que ofrecen herramientas más completas de descripción y son una alternativa a las DTD.
En resumen, una DTD es una definición de la estructura y sintaxis de un documento XML o SGML. Se utiliza para establecer una estructura común y mantener la consistencia entre los documentos. Aunque tiene limitaciones, ha sido ampliamente utilizada y ha dado paso a otros lenguajes de esquema más avanzados.
Concluir
El documento original es aquel que se considera como la fuente primaria de información. Los tipos de documentos se clasifican según su formato y contenido. La diferencia entre un documento y un archivo radica en que el primero es un registro individual, mientras que el segundo es una colección de documentos. El texto más antiguo del mundo es el “Poema de Gilgamesh”. Para determinar si un documento es falso, se pueden utilizar técnicas de análisis forense, como la verificación de la autenticidad de la firma o la comparación de la escritura.
Enlace fuente
http://www.ub.edu/contrataedium/taediumcast/ordit/cultura_escrita/iden_estructures_formals/la_tradicio_documental/iframes/b_original.htm
https://es.wikipedia.org/wiki/Definici%C3%B3n_de_tipo_de_documento
https://www.docunecta.com/blog/los-7-sistemas-de-clasificacion-de-documentos
https://cuatroochenta.com/diferencias-documento-de-archivo-y-documentacion-de-apoyo/
https://www.tusdatos.co/blog/tips-para-identificar-un-documento-falsificado
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